Kun EUROLAB Technical Control and Certification Inc. vastaanottaa asiakirjapyyntöjä laitoksilta ja organisaatioilta, jotka perustavat ja käyttävät erilaisia hallintajärjestelmiä, se aloittaa sertifiointitutkimukset. Nämä tutkimukset noudattavat tiettyä prosessia. Vaikka johtamisjärjestelmä sisältää erilaisia aiheita, yleinen polku on sama.
Sertifiointiprosessin vaiheet voidaan selittää seuraavasti.
Sertifiointipyynnön vastaanottaminen
Ensimmäinen askel, jonka organisaatio ottaa todistuksen saamiseksi, on täyttää hakulomake kokonaan ja kokonaan. Kun EUROLAB vastaanottaa tämän lomakkeen, se tekee tarvittavat tarkastukset ja, jos se katsoo sen tarpeelliseksi, valmistelee sertifiointiehdotuksen ja toimittaa sen organisaatiolle. Se antaa myös tietoa tarjouksen yhteydessä tehtävästä sertifiointityöstä.
Jos organisaatio hyväksyy ehdotuksen, tehdään sopimus. Kun osapuolet ovat allekirjoittaneet tämän sopimuksen, sertifiointiprosessi alkaa. EUROLAB nimeää tässä vaiheessa tilintarkastajan ja tilintarkastaja tekee tilintarkastuksen suunnittelun.
Asiakirjojen alustava tarkastelu
Tässä vaiheessa sertifiointia pyytävän laitoksen tai organisaation tulee avata kaikki asiakirjat, jotka on laadittu asianmukaisen hallintajärjestelmän perustamisen yhteydessä EUROLABin alustavia tarkastuksia varten. Nimetty tilintarkastaja tarkastaa, että nämä EUROLABin toimistoon saapuvat asiakirjat ovat asiaankuuluvan standardin mukaisia. Jos tänä aikana havaitaan poikkeamia, niistä ilmoitetaan asiakirjaa pyytäneelle laitokselle tai organisaatiolle puutteiden poistamiseksi tai virheiden korjaamiseksi.
Tunnistetut epäjohdonmukaisuudet on korjattava ennen kenttätarkastusta. Sertifiointitarkastus ei voi alkaa ilman tätä. Epäselvyyksien poistamisen jälkeen tarkistettavat asiakirjat lähetetään tilintarkastajalle uudelleen. Jos tilintarkastaja ei ole vakuuttunut tehdyistä järjestelyistä, hän voi käydä tässä vaiheessa toimielimessä tai organisaatiossa.
Ennakkotarkastus
Kun dokumentaation esiselvitys on tehty, organisaatiossa voidaan pyynnöstä järjestää esitarkastustutkimus. Tässä tapauksessa EUROLAB nimeää johtavan tarkastajan ja suorittaa lyhyen alustavan tarkastuksen. Esitarkastustyöt ovat pakollisia vain ympäristöjärjestelmän sertifiointitutkimuksissa. Sitä paitsi se riippuu täysin organisaation tahdosta. Sillä välin esitarkastustyö voi johtaa positiiviseen tulokseen, mutta tämä ei tarkoita, että myös sertifiointityö olisi positiivista.
Sertifiointitarkastus
EUROLAB tekee tämän työn suoraan asiakirjaa pyytävän laitoksen tai organisaation toimistoissa, tiloissa, lyhyesti työskentelyalueilla. Näissä päävastuullisen tarkastajan ja riittävän määrän tilintarkastajia suorittamissa auditoinneissa seurataan, miten toiminta täyttää standardin vaatimukset tekemällä tarvittavat tarkastukset ja haastattelemalla työntekijöitä. Jos auditoinneissa havaitaan poikkeamia, jotka vaikuttavat kyseisen järjestelmän toimintaan, niitä seurataan.
Tämän toiminnan päätteeksi laadittava raportti toimitetaan EUROLABille. EUROLAB vastaanottaa tilintarkastuskertomuksen ja työskentelee sen parissa ja jos se on vakuuttunut siitä, että organisaatio toimii standardin mukaisesti ja ansaitsee asiakirjan, se antaa asianomaisen asiakirjan ja toimittaa sen organisaatiolle.
Valvontatarkastukset
EUROLAB tekee valvonta-auditointeja vähintään kerran vuodessa varmistaakseen, että standardin mukainen toiminta jatkuu ja että järjestelmän jatkuvuus ja toimivuus varmistetaan myös organisaatioille myönnetyn sertifikaatin jälkeen.
